管理者如何做好与各方的协调工作

本文来自20年职场经验积累所得，重点从协调方法、方式及技巧性等三个方面对协调工作进行了概括，一点心得，希望大家喜欢！

简单讲协调就是调整矛盾、理顺关系，提高效率。归根到底是个工作协调问题。而任何一项工作的协调，都是有时间性的，过了一定的时间，协调就失去意义。可以说时效原则是协调的“生命”，不讲时效的协调，必然会“误事”，给工作带来损失。

那么作为管理者如何掌握科学的协调的方法呢？

一是预想协调。对一个时期或一个阶段的工作、从上级指示要求、本级工作内容到基层工作动态，从单位建设实际需要到各部门要做的工作；以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索。从中预测出下一步工作形势的发展变化及我们可能要做哪些协调工作，以增强协调的预见性；

二是前置协调。根据预想协调所掌握的情况，提前与有关部门打招呼，使之在不影响正常工作的前提下，有个思想准备，或提早进入“状态”。这一做法对一些上级有明确的要求和一些规律性的工作较为奏效，但要注意适度，提前量不宜过大。

三是主动协调。每当一项大的任务下达之前，有什么好的意见和建议，应主动向领导“进谏”，领导确认后，迅速实施协调。对上级临时下达的任务；下级临时反映的情况，在一时很难明确该由哪个部门承办的情况下，亦应主动协调，以免各部门相互推诱、使工作挂在“空档上”。对一些具体的事务性工作；要有意识揽、截、管，力争在部门之间解决，避免“协调升级“；要正确处理协调与参与的关系该牵头的牵头；该动手的动手；该动嘴的动嘴；以良好的工作形象和积极主动的工作姿态；协调各方完成上级布置和领导交办的各项工作任务；

四是跟踪协调。对贯彻领导决策，落实大的工作任务过程中因受主客观因素的影响而出现的矛盾、问题以及不协调现象，进行跟进“调度”。一次不成，反复协调，以保证遂行任务道路通畅，参与人员精力集中。

除了要把握好协调的一般原则和规律，弄清协调的程序外，还必需掌握一定的协调方式。由于协调是一项广泛的社会实践活动，因而协调的方式也是多种多样的，究竟采取何种协调方式得当，这是由协调范围的大小，工作任务的性质以及缓急程度所决定的。一般采用以下三种方式进行协调：

一是信息沟通。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，又通过信息的传播，达到认识和行动的一致。信息沟通就是互通情报。要通过电话、传阅件等口头和书面的形式，了解和收集各部门的工作动态和短期内的工作安排，为领导恰当地安排近期的工作和调整各部门间的工作矛盾提供依据。传达和通报领导的指示和各部门的工作进程、使各部门了解整个机关工作的全局，明确自已所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为导向，调整和确定自己的行为。这种互通情报式沟通协调，及时灵活，简便易行，它有助于调动各部门自行协调。

二是计划统筹。

是机关常用的一种协调方式。通常办公会或各部门联合办公会研究确定，一般每月一次。各业务部门根据年度或半年工作的总体规划，结合当前的具体工作情况，提出月工作打算。尔后，由办公会共同研究，调整矛盾，作出统筹安排。各部门根据会议确定的事项，制定协调计划，并协调各部门根据职能分工，分头组织实施。这种方式比较适用于预测精度高、变动幅度小，时间要求不太急的工作。对变化因素多，调整幅度大，时间要求急的工作不太适应。

三是随机商定。根据各部门工作需要随时进行协调的一种方式。它通常采取与需协调部门当面协商确定，通过碰头协调会的方法进行。这种方式一般是在上级指令时限急，或部门在落实指示和大的工作任务中出现新的情况，需及时调整预定计划的情况下进行的。协调时，可由领导牵头，也可由秘书部门出面协调，事后向领导报告。这种协调方式便于应急，协调速度快，效率高。但协调者必须了解上级和领导总的意图，以免协调走样。

搞协调，不仅要有积极主动、敢于负责的精神，还必须掌握一定的技巧，善于协调。这里试谈几点作为引子，供大家深入研究时参考。

一要重视人缘交际。协调是在人与人之间进行的，良好的人缘交际，是顺利实施协调的必要条件。有人曾总结道：大凡协调成功者多是人缘交际好，或得到人们的好感、好评、享受到信任和尊重，或被人谅解理解，这话是很有道理的。有了好的人缘交际，就可产生一种和谐的气氛和相容的心理，协调起来就顺利的多，所谓“人熟好办事”，其要义就要这里。毛泽东同志曾说过：“谅解、支援和友谊，比什么都重要”，就是这个道理。

二要注意捕捉时机。这一条对搞好上、下协调都很重要，比如对上，一个时期领导正在思考某一重要问题或某项重要工作，该如何办理时，这时你去向领导请示或蹉商，提出符合领导意图的协调意见和建议，就容易被领导吸收或确认。再一点，就是领导情绪比较好的时候，也是协调的最佳时机。一般说来，领导工作烦忙，心情烦躁时，不宜去“迎风”协调，即使必须去协调，也要见缝插针，见机行事，多谈些领导最关心或最感兴趣的问题，取得共呜后，因势利导，切入正题。对下的捕捉时机，就是“借东风”顺水推舟。比如一个重要问题需要协调解决而遇到困难时，这时正好上级开了一个会，有了明确的指示，或下发了文件，有了具体的规定，或某个领导人作了批示，假如这些都有利于问题的协调解决，就不要放过这个机遇。

三要善于软化矛盾。协调的事情办多了，有顺畅的时候，也必然有碰钉子的时候，况且协调面对的就是大量的矛盾和分歧，解决起来不可能事事都顺利。协调工作碰钉子时，要注意做好软化、消除的工作，切不可硬碰硬，硬碰硬就容易把事情办砸。一是协调领导层。比如，某一领导直接交办一件重要事宜，由于事前通气不够，可能其它领导不同意办或意见不一致，这时处于“夹缝”中的协调者，如果不注意沟通或沟通不成，办或不办都可能会出现‘俩头不落好’的情况。若某一领导不了解“内情”，就此事提出批评甚至发脾气时，协调者不能因“受冤”而轻易动怒、甩手，更不能将其他领导的不同意见和盘托出予以辩解，而必须沉着冷静，有大度容忍的胸怀，主动承担责任。事后，再作说明，再行协调。二是协调领导和部门之间。由于领导与部门之间看问题的角度不同，处理问题的方法不同，加之个人的素养不同，因而在工作上的矛盾和分歧是难免的，在协调这类问题时，应着力做好弥合，劝说的工作，扩大其共同点，缩小其分歧点。来回传话，既不能“失真”，也不能：“逼真”，凡有利于协调的话就说，不利于协调的话就不能说。不要把领导的批评话，部门的牢骚话一咕脑儿兜出来，传给对方，更不能幸灾乐祸胡掺和，这是职业道德所不允许的。如果领导和部门各持已见，一时协调不通而又必须协调时，那就应当将情况真实地报告其他领导，请其他领导出面协调。三是协调部门之间。在协调中，如果其它部门不配合，应采取说理的办法消除误解，取得共识，如果一时不听协调，可在条件允许的情况下，暂时放一放，待其冷却后，再伺机与有关部门协调，如果分歧较大协调不通时，可报告领导处理。报告领导，要客观公正地把情况说清楚，不要乱发议论，打“小报告”打“小报告”最终没有“好果子吃”这是协调成功的大忌。

四要讲求语言艺术。工作协调能否顺利进行取得成功，语言是重要条件。会说话的人一句话可以办成一件大事，不会说话的人一句话可能把一件大事办槽。因此，搞协调，必须努力“吊嗓子”“练唱功”，学会说话。首先，要用词准确。表述清楚，要用上级的指示，领导的意图来规范自己的语言，约束自己的语言，不能“散讲”，更不能当“歪嘴和尚”走腔跑调。其次，说话要注意情趣。有感染力、说服力，让人感到亲切，愿听；千方不要讲噎人的话，讲噎人的话，搞协调注定要失败。再次，要根据不同的对象把握好语言的分寸。对平行部门的协调，其语言基调是互酬、是磋商，但又不要放弃大原则；对领导的协调，其语言基调则多用请示、探询的口气。总之，语言是一门大学问，如何运用得当，关键靠协调者在实践中去用心把握、用心发挥。