何南解答
你好
行政系统的秘书没接触过，不敢说，但作为曾经的董事长秘书，我可以就企业秘书的工作做个说明。
一般而言，企业如果规模达不到特定条件，是不用配秘书的，特别是很多小企业，董事长总经理都是业务员，没人也没必要去安排个高大上的岗位。
当企业发展到一定规模后，就必须根据实际情况配置秘书了，最大的原因其实就是帮助董事长或总经理处理日常琐碎事务（按照授权体系）、安排董事长、总经理每日工作备忘录、安排高层次会议相关事项等。
有些集团性公司或上市公司对所有高层都可能配置秘书。
要做好秘书其实也是很不容易的，我说个主流观点吧。
我记得参加深圳中旭培训时王笑非提出了九段秘书的概念，大约是在2010年。
比如：总经理吩咐秘书要开个重要会议，要秘书去安排。
一段秘书的做法:
发通知 ——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:
抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:
重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:
勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？
五段秘书的做法:
细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:
做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:
发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。
八段秘书的做法:
定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法:
做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
秘书（Secretary）可以指：
1.政党之内的要职，最高者称为总书记。
2.写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。
3.香港决策局的最高级公务员职位。
美国联邦政府的部长英文名称亦为（总统的）部会秘书，如国务卿为Secretary of State、陆军部长为Secretary of Army，平时称为部长先生Mr.Secretary。
- 中文名秘书
- 外文名Secretary
- 拼音mì shū
- 解释为上级处理日常事务和杂务的人
词语解释
〖secretary〗：受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人。〖secretbook〗：秘密的书，如宫禁藏书、谶纬图篆、朝廷机要文书等。1.职务名称之一。我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。
秘书2. 使馆中介于参赞和随员之间的外交人员。分一等秘书、二等秘书和三等秘书。受使馆首长之命进行工作，享有外交特权与豁免权。3. 秘密机要的书籍文件。宫禁秘藏之书。《汉书·刘歆传》：“及 歆 校秘书，见古文《春秋左氏传》， 歆 大好之。” 汉张衡《西京赋》：“匪唯翫好，乃有秘书，小说九百，本自虞初。”《晋书·荀勗传》：“及得汲郡冢中古文竹书，诏 勗 撰次之，以为《中经》，列在秘书。”4. 秘密机要的书籍文件。指谶纬图箓等书。《说文·易部》：“秘书说曰：日月为易。”段玉裁注：“秘书，谓纬书。”《后汉书·郑玄传》：“遂博稽六蓺，粗览传记，时覩秘书纬术之奥。”5. 秘密机要的书籍文件。指朝廷机要文书。6. 官名；职务名。古代称掌管图书之官。如 汉 以来之秘书监、秘书郎皆是。北齐 颜之推 《颜氏家训·勉学》：“ 梁 朝全盛之时，贵游子弟，多无学术，至於谚云：‘上车不落则著作，体中何如则秘书。’” 唐李商隐有《代秘书赠弘文馆诸校书》诗。7. 官名；职务名。掌秘要文书之官，如 三国 魏 之秘书令、秘书丞。8.秘书就是协助领导处理日常事务和各种办公室繁杂事务的专业人士。
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