关于报销单的填写规范及注意事项

除了少部分大型单位采用无纸化报销外，对于绝大多数的中小企业来说，报销单的填写是职场人几乎都要掌握的技能之一，尤其是负责采购的行政后勤和销售、市场人员。

报销单填写有两种方式：

一种是传统的纸质报销单，员工手工填写然后提交；

另一种就是直接在线填写报销费用，上传发票，软件平台自动生成标准的报销单打印粘贴即可。

对于采用纸质报销单填写，经常出现财务打回要求重新填写情况，还经常被财务打回返工。搞懂这些，报销单填写不返工。

报销单填写

1、“报销部门”处填写所属部门,例如行政部。

2、“日期”如实填写。

3、“报销项目”按不同项目分列填写,在“摘要”处可填写详细内容。

4、“金额”此处填写实际发生金额。(必须按实际要报的金额填写,粘贴的发票金额可。

5、“合计”金额填写阿拉伯数字,数字前加￥。“合计”此行上方有空栏的划s线注销。

注：金额处不能留有空格，金额要完整到元、角、分,在财务有借款的需注明。

6、“金额大写”此处填写合计的大写金额。若报销金额为千位数时应在万字前画圈，人民币大写字样、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。

7、“报销人”处签字。

当然如果采用电子报销单，则可以在线填写完成后一键打印出来即可。

报销原始凭证的要求

1、当事人应充分取得费用的相关单据，如：合同或协议、合法的票据等，合法（被税务机关认可)的票据，原则上必须是发票才能报销。

2、可使用的收据：购农产品及废旧品收入时可用收据入帐。

3、车费：所有的车票上都必须注明出发地和目的地，以及乘坐日期，打车时，燃油费附加的票据也应该有，即：凡是报销的费用都必须有发票，同时金额有小数位数的，需注明实际支付的金额。

4、报销车票时，有同行者，必须注明同行者是谁。

5、其他票据也应同时注明费用的用途及时间，如招待费需注明招待的日期、招待的对象及招待的人数。

6摘要栏必须清晰的写明费用的原因及用途。

7.外出公差的需附有外出公差申请单，公差申请单上需有公司及部门领导审批。

8.当月费用原则上应该当月报销。

贴票方法和要求

1、原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等等，应按照类别分别粘贴，把相同经费项目的原始凭证粘贴在一起。

2、粘贴票据的范围大小：应在费用报销单据大小范围内进行粘贴。对于原始发票单据及附件较多的凭证，应用和费用报销单据同样大小的结实的白纸（使用过的纸亦可，外露部分应保持洁白）先进行粘贴，然后再将该白纸的左上角粘贴在费用报销单据的后面。（粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围）。

3、粘贴要求：原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。将胶水涂抹在原始发票单据及附件的左上角，从装订线(粘贴单左侧2公分位置开始贴，将票据向右边均排开向粘贴，注意不要将票据集中在粘贴纸中间，以免造成中间厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象；粘贴的原始发票单据及附件必须在费用报销凭证的大小范围之内，个别规格参差不齐的原始凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。对于粘贴比费用报销单据大的原始发票单据及附件，粘贴位置也应在票据左上角，单据上边和左边与费用报销单对齐，超出部分可以按照报销单大小折叠在粘贴范围之内。