excel中各种数据的输入方式

学习和掌握一些数据输入方面的常用技巧，可以简化数据输入操作，提高工作效率。

01强制换行

在表格内输入大量的文字信息时，如果单元格文本内容过长，使用自动换行功能虽然可将文本显示为多行，但是换行的位置并不受用户控制，而是根据单元格的列宽来决定。

如果希望控制单元格中文本的换行位置，要求整个文本外观能够按照指定位置进行换行，可以使用强制换行功能。当单元格处于编辑状态时，在需要换行的位置按组合键为文本添加强制换行符，图 5-14 所示为一段文字使用强制换行后的编排效果，此时单元格和编辑栏中都会显示强制换行后的段落结构。

图 5-14　通过【强制换行】功能控制文本格式

注意

使用了强制换行后的单元格，Excel会自动为其选中【自动换行】复选框，但事实上它和通常情况下使用【自动换行】功能有着明显的区别。如果取消选中【自动换行】复选框，则使用了强制换行的单元格仍然显示为单行文本，而编辑栏中保留着换行后的显示效果。

02在多个单元格同时输入数据

需要在多个单元格中同时输入相同的数据，可以选中需要输入相同数据的多个单元格，输入所需要的数据后，按组合键确认输入。

03输入分数

输入分数的方法如下。

如果要输入一个假分数，如“二又五分之一”，可以在单元格内输入“2 1/5”（整数部分和分数部分之间使用一个空格间隔），然后按键确认。Excel会将输入识别为分数形式的数值类型。在编辑栏中显示此数值为 2.2，在单元格显示出分数形式“2 1/5”，如图 5-15 中的B2 单元格所示。

如果需要输入的分数是真分数（不包含整数部分），用户在输入时必须以“0”作为这个分数的整数部分输入，如需要输入“五分之三”，则输入方式为“0 3/5”。这样Excel才可以识别为分数数值，而不会被识别为日期，如图 5-15 中的B3 单元格所示。

如果输入分数的分子大于分母，如“五分之十三”，Excel会自动进行换算，将分数显示为假分数（整数+真分数）形式，如图 5-15 中的B4 单元格所示。

如果输入分数的分子和分母可以约分，如“二十四分之二”在确认输入后，Excel会自动对其进行约分处理，如图 5-15 中的B5 单元格所示。

04输入指数上标

在工程和数学等方面的应用中，经常需要输入一些带有指数上标的数字或符号单位，如“102”“M3”等。通过设置单元格格式的方法，能够改变指数在单元格中的显示。

例如，需要在单元格中输入“E-20”，可先在单元格中输入“E-20”，然后双击单元格进入编辑模式，选中文本中的“-20”部分，按组合键打开【设置单元格格式】对话框，选中【特殊效果】组中的【上标】复选框，最后单击【确定】按钮。此时，在单元格中数据将显示为“E-20”形式（在编辑栏中依旧显示为“E-20”），如图 5-16 所示。如果要设置的内容全部为数字，如“103”，则需要将单元格格式设置为“文本”后，再选中 3，然后进行上标设置。

提示

以上所提到的含有上标的数字，在输入单元格后，实际以文本形式保存，不能参与数值计算。

05自动输入小数点

有一些数据处理方面的应用（如财务报表、工程计算等）往往需要大量输入小数数据，如果这些数据需要保留的最大小数位数是相同的，可以通过更改Excel选项免去小数点“.”的输入操作。

06记忆式键入

如果输入的数据包含较多的重复性文字，如建立员工档案信息时，在“学历”字段中总是在“大专学历”“大学本科”“博士研究生”等几个固定词汇之间来回地重复输入。要简化这样的输入过程，可以借助Excel提供的“记忆式键入”功能。

首先，在【Excel选项】对话框中查看并确认【记忆键入】功能是否已被开启：在【Excel选项】对话框【高级】选项卡的【编辑选项】区域，选中【为单元格值启用记忆式键入】复选框（系统默认为选中状态）如图 5-17 所示。

图 5-17　记忆式键入的选项设置

启用此功能后，当用户在同一列输入相同的信息时，就可以利用“记忆式键入”来简化输入。图 5-18 所示的表格，用户在“学历”字段前 3 行分别输入信息以后，当在第 4 条记录中再次输入“中”时（按键确认之前），Excel会从上面的已有信息中找到“中”字开头的对应记录“中专学历”，然后自动显示在用户正在输入的单元格，此时只要按键，就可以将“中专学历”完整地输入当前的单元格中。

如果输入的第一个文字在已有信息中存在多条对应记录，则必须增加文字信息，一直到能够仅与一条单独信息匹配为止，才可显示记忆式键入信息。

仍以图 5-18 所示表格为例，当在“学历”字段中输入“大”字时，由于分别与“大学本科”和“大专学历”两条记录匹配，所以Excel的“记忆式键入”功能并不能提供建议输入项。直到用户输入第二个字，如输入“大学”时，Excel才能显示建议输入项“大学本科”，如图 5-19 所示。