商业案例是对实际情况的描述，通常包含了一个组织中的某个人或某些人遇到的决策、挑战、机遇、问题或者争论。所有案例都来自组织中的某些成员，他们需要进行决策或者遇到问题需要解决，案例研究者去拜访这个组织，收集案例以编写案例。
经过长期的案例采编，案例撰写专家们总结出来常规的案例撰写的方式和步骤，用图表示如下：
案例撰写的流程一般分为三个阶段：
一、案例撰写第一阶段
（1）通过案例缘起，得到案例撰写的类型
找到撰写案例的需求。不同的因素决定了应该撰写什么样类型的案例。
（2）通过案例线索，与案例贡献组织建立联系
如果目标组织内部有熟人，可以直接引荐目标组织的联系人；如果没有熟人，可以通过陌生电话进行访问、洽谈；如果依旧不行，可以寻找合适的第三方的引荐。
（3）通过初次接触，确定该组织是否能够满足案例偏好，以及是否愿意参与案
例采编
初次接触包括为初次访谈做好安排、准备和实施。
访谈前需准备好访谈指南、案例采访清单、名片、案例样本、课程大纲等辅助工具，促进访谈效果。
（4）通过案例焦点选择，确定议题、时间安排（行动出发因素）、决策者
在议题选择的同时需要做故事情节分割点与决策框架分割点。当案例写作者了解了跟某议题相关的故事情节，因为故事情节一般包括一系列的关键情节分割点，案例作者需要确定选择截取哪一段故事情节作为案例背景。每一项决策都有六个标准的决策分割点：当一个决策的需求没有确定时，问题察觉和信息搜集，分析和产生备选方案，决策，落实执行，事后评估。案例撰写者需要确定案例故事使用的决策分割点。
通常情况下，决策者就是受访者，但也有可能案例从多个不同管理人员角度呈现问题。
（5）通过案例计划，开始案例初步阶段的撰写
首段的目的就是概述读者将要面对的问题，读者越早理解案例中要求其要担任的职位和要承担的任务，就能更快更好地进行阅读和分析。首段可以被看做引导读者穿越整个案例阅读过程的透镜，首段会非常明确地指出最终案例的焦点。首段仅仅只有一段，一般不应超过6句。在初次访谈之后不久，就应该开始起草可能的首段。
以小标题做案例大纲有几个优点。他可以让人们了解案例终稿中的信息流，他也建立了一个可以评估数据需求的框架，使数据收集和写作过程更加有序，可以更早地进行。通常案例大纲包括首段，公司基本背景，具体关注领域，明确的议题、决策、问题和机会，备选方案，结论等模块。
信息需求清单就是根据案例大纲的模块，依次列出各个小标题下对信息的要求。案例作者不应该在一个公司询问所有可以得到的信息，寄希望于以后再发现相关的和有趣的东西。数据清单应该是定制性的，是对允许学生通过准备和案例讨论以达到预期的教学目标所必需的信息的详述。数据需求清单包括两部分：通过以前的研究和初次接触得到的数据；接下来要搜集的数据。
时间安排计划是指为案例采编过程拟定关键步骤完成的时间表。
（6）通过申请临时许可，开始进入第二阶段的采编
临时许可是第二次接触讨论的主题。前面的案例计划就是获取临时许可的关键。
二、案例撰写第二阶段
（1）通过数据收集，得到完成案例所需要的信息
潜在的信息源包括：
①组织外部的公开或未公开资料；
②组织内部书面形式的信息；
③组织内部非书面形式的信息。
主要的信息搜索方式是通过对目标组织的焦点人物进行访谈。访谈前要做好访谈准备，访谈中要注意访谈技巧，访谈后要注意总结、提炼信息。
通过数据收集阶段收集的信息而扩充的案例为案例草稿提供了基本框架。在草稿阶段，根据先前提出的大纲，案例作者已经可以开始遣词造句并写出相应段落了。第一次草稿写作，包含信息过多通常好于信息过少。案例写作需要遵循一些规则，其中四条适用于编写案例草稿，即：案例一般采用过去时陈述，案例中任何观点都必须归因于案例中提到的某个人物，注意图表和附录，合理取舍案例的长度。
草稿可能需要修改。首先，有时候需要回到联系人那里搜集更多的信息；有时候在使用所收集的信息时，编者往往需要进行澄清、重新定位、重新表述或添加更多的信息；案例作者总喜欢在背景描述中添加过多的多余信息；案例作者倾向于做出判断。以上几种情况是案例撰写者在草稿撰写中常常需要修改的地方。
编辑案例似乎表明撰写工作已经接近尾声了。9个以C字母开头的英文单词构成了案例编辑的清单：一致性（congruence）、完整性（completeness）、连续性（consistency）、正确性（correctness）、简介性（conciseness）、清晰性（clarity）、控制（control）、连贯性（conherence）、惯例（covention）。通过以上九个规则的一一对照，对案例进行继续编辑、完善。
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