如何运用时间管理高效能的完成工作

第二章 紧急工作太多？统筹兼顾，合理分配时间

第二章 紧急工作太多？统筹兼顾，合理分配时间

高效能人士的职场生活往往有这样的特点：工作往往如大海波浪一般，一波未平一波又袭来，而且每一波都会被注明是“紧急工作”。诸多此类的工作，要怎样安排，才能在不影响既定工作内容的情况下，将它们更好地完成？答案就在于“统筹兼顾”。

1.清晨三件事，摆脱紧急事项缠身的窘境

想要实现统筹兼顾，以更合理地分配时间，使用“清晨三件事”法是一个不错的办法：将自己今天必须做的三件事情找出来，写下来，并发布到相关的公众平台上去——它帮助很多被紧急工作缠身的高效能人士摆脱了窘境。

“清晨三件事”法之所以有效，是因为它极佳地应用了四步法：早上想，写下来，加上进度，面对公众发出去。不过，你在运用这一方法的具体过程中，最好做到以下几点。

●立足三件事，培养自我穿透力

在职业生涯中定义“能力”的话，往往是指“人的态度、技能、知识、心智的综合，使其可以完成某项职业任务的素质”。简单来说，个人职业能力并不取决于个人上班时间、工作强度、做了多少工作，而是关键在于个人产出了多少价值、可交换的结果。简单来说，这些交换结果的总清单即是工资单。

早上起来，你应该列出的三件事中其一可以简单地写成“见李总”，但你心中一定要仔细地思考：“这一次见面的目的是什么？希望达成什么样的结果？什么情况与指标，就意味着我达到了？”如此一来，一件“下午三点见李总”的任务就变成了：

“希望见到对方营销部的李副总，一是需要让对方理解，我们的新业务到底是做什么的，我也要增进对对方业务的了解；二是希望就交换流量达成一些共识，但是不需要具体地推进日程；三是希望让对方理解各自的优势，在下一次会面以前可以自己回去与团队沟通。此外，可列出李副总的一个优点、一个兴趣点，看是否有与之深交的可能性。”

根据这一任务，你可以为自己定出具体的指标：

“希望可以用三句话来简述自己与对方的主要产品、具体优势、具体运作的商业模式。”

“对合作的事情可以暂时定出3～4个意向，并通过后续的邮件确认。”

“简单地说清楚双方的优势，以及准备好会后团队的邮件。”

“找到一个双方都有可能感兴趣的领域，一起约出来私下见面。”

当你的计划思考到这个程度时，围绕这次见面展开的工作就多了起来：你需要提前梳理自己的公司业务，需要上网了解对方，需要恰当地看看对方朋友圈或者微博，需要将自己要讲的话在纸上写一遍，以整理得更有序。

这其实就是将事情做好的最核心能力：穿透力。同样一件事情，你总是比别人优秀了10%，连续五次，你就会成为同行业中最出色的人。在网络时代，二八原则虽然有效，却有进化成一九甚至是一百原则的可能性。将90%的资源集中在10%的事情中，所以会产生无比重要的穿透力。

●不要求多，只要求自己做好三件事情

基于上面的案例，你应该已经意识到，想要做好一件事情到底有多么困难。所以，你应该知道，一天为自己安排出“做好三件事”的工作，其实已经可以使自己的工作量处于饱和状态。为了更好地找出这三件事情，你需要通过思考，使真正重要的事情浮出水面。

下表是一些帮助你做好三件事情的小贴士。

与“做好三件事情”相关的TIPS：

◎按照事件的重要程度排序，而非时间顺序；

◎定期检查事情是否与个人战略相关；

◎若没有三件事情，那就写两件、一件；

◎最好不要超过三件，多于三件，事情便会显得无主次之分；

◎两分钟以内可以解决的事情，不要写入自我清单——马上解决！

◎有关开晨会、收邮件等日常工作不要写入，但要留出时间集中做；

◎电话找人最好放在下班前半小时，大家都在等着下班，没空闲聊，此时最容易直奔主题。

正因为你不知道做好一件事情有多难，每天保持最佳工作状态4小时有多难，所以你才会给自己设计过多的事情，每天三件事恰恰可以通过聚焦帮助你走向最佳状态。

●回顾和复盘

有一些事情会在你的职业生涯甚至整个人生中一直渗透下去。

一项任务无法完成，不是动力问题，便是资源问题：前者是不想做，后者是不能做。

动力问题是你有一部分想做，有一部分又不愿意面对。比如，在面对写作企划案时，你的心底会出现两个声音，其中一个声音会暗示你：“好，这次随便做做就可以了。”另一个声音则会说：“这样的企划案写上你的名字，你不会感觉丢脸吗？”类似于此类的内心纠结，会让你在没有动笔写以前，就已经内耗至死，因此，你应该提前解决自己的内心动力问题：要做就做最好，还是说这一次的任务只需要做了就可以？

资源问题则是另一种情况：一种资源匮乏是你需要更大、更多的时间、空间或者金钱、思想。比如，许多重要任务的完成需要大块时间，但你眼下已经没有大块时间了；一件项目需要你找不同行业的人聊天，以了解他们的不同看法，但你却找不到——两者都是一种时间、空间的资源，而你所要做的，就是腾出时间来，去动手筹集资源。

另一种资源匮乏则是本人在这一阶段根本无法获取的资源，最常见的“资源匮乏”往往是“边走边看”领域中，比如，其实大部分的产品名字与宣传语都是在产品成形以后才确定的，而没有了名字与宣传语，你自然无法想出一个完美的产品推广策划案。其实，如果处于这种情况下的话，那么，不妨先试着写一些：尝试写的过程，其实也是想名字、想宣传语的具体过程。

这便是清晨三件事所产生的积极效应：三件事情让你做事更聚焦，针对三件事情的思考可以培养你的穿透力，而回顾与复盘则可以帮助你真正地消除障碍。

2.从影响“范围”与“深度”开始，排出先后顺序

不管何种时间管理理论都指出了明确的工作排序：紧扣目标推进，急事缓办、缓事急办，难事力办，易事严办。若倒过来，见什么做什么，往往会导致轻重缓急不分。这样的做事方法，不仅低效而且失败。不过，这种分类方法毕竟有些模糊，对于高效能人士而言，你需要更具有指导意义的办法。

比如，当你发现，赖以生存的旧业务扩张受到限制，但有潜质的新事还没有做好时，你要怎样去处理？对于企业发展、团队进步而言，二者皆不可缺，但做两件事中的一件，就已经很困难，同时想做两件事，难免会分散焦点，更有可能使两者皆荒废。

如何处理，才能两事齐头并进？

这就需要你从事情的“范围”与“深度”展开排序。

●依据“范围”与“深度”展开项目排序

在排序时，你需要先依据组织图景、事件重要性、关键节点三项内容展开事项分析：

◆将组织图景搞清楚

旧事现状如何？新事的优劣何在？若将旧事与新事同步展开，两者会产生怎样的相互影响？

若将全部力量投入新的，旧的是否能守住不后退？

在力量投放上，旧与新应各投放多少？哪些力量促进新的最为有效？

◆事件重要性

在两事的执行上，区别来看：哪些工作是不可代替的？

大型工作要如何分解成重要与次要事项，以方便进行下一步的细致分工？

有重复项目是否能够自行处理？

两事的核心岗位要怎样安排？替代岗位设定如何进行？

◆关键节点

两事的关键节点在哪里？针对关键节点要如何用力？

如何让好的想法落地？是否对想法进行了计划安排？

搞清楚这三项内容，下面的事情便会简单很多。

●为具体的任务打分

你很有可能在任务排序以后发现，自己的任务太多，以至于无法全部完成，于是，你只好从中进行选择，对事情排列出先后顺序。

解决这一问题的方法也很简单，就是给列表中的每一项任务标上权重值，比如，你可以用1～5分进行标记。值得注意的是，你不需要向某些书籍中所建议的那样，使用1～10的分值，因为在大多数情况下，我们很难那样精确地分辨出我们要做的事情的重要程度，实际上，对大多数人而言，用1～3的精度便已经足够。

1～3的分值可代表：

◎1：不重要

◎2：一般

◎3：重要

（当然，你也可以根据自己的喜好，以1、0、-1的方式来进行标注，任何时间管理方式都是如此：选择自己最喜欢的方法才是最优策略。）

如果你任务繁重以至于连三级分值都太过麻烦的话，你也可以只给每一个任务非常简单地标上“重要”与“不重要”就行了，如此一来，标注就会变得更加简单：你只需要在那些重要的任务之前加上一个如“★”“○”或者“*”表示重点的符号就行。

●站在未来设想任务的“深度”

回首过去五年，你认为自己取得了进步吗？如果没有的话，是什么造成了你的停滞不前？你常常屈从于紧急任务，还是你总是专注于最重要的呢？为了在未来五年实现自己过往五年未曾实现的事情，你会怎样做？

正如同选择一个伴侣就是选择自己后半生的人生一样，那些真正重要的事情往往会对我们的人生产生深远的影响。因此，你可以在面临一项紧急任务时问问自己：“如果我将这一任务拖延，五年之后会有什么样的改变？”你会发现，多数紧急任务的拖延甚至是取消，在五年甚至是一年、一天以后，其意义都不会太大或者根本没有意义。

现在，将这一未来测试用于你为自己安排的重要任务上，看看它们在五年以后会带来什么样的不同。变化往往是显著的。这点会帮助你对紧急任务说不，从而为那些真正重要的任务争取到时间。

●再次明确标准：先付自己的

判断事情到底重要与否的办法我们已经反复强调过：看它是否与你、团队或者组织的目标相契合。普通职员很可能只需要从任务是否与个人发展相关来判断就可以，但对于高效能人士而言，你必须考虑到团队、组织的目标。因此，在解决这一问题时，你需要明确“先付自己的”这一原则。

你需要认识到，如果你期望自我生活、管理水平有显著的提升，那么，你就必须咬紧牙关，同时争取多一些时间给自己与自己的团队。这可能导致某些紧急任务被拖延一两天，但在大多数情况下，那些当下紧急的事务从长远来看并不重要。

所有人都可以等，这个世界并不会因为你没有即时答复他人的电子邮件而崩溃，你的老板、同事、爱人、账单……全部都可以等。

的确，让他人等待可能会让你付出一定的代价，他人会冲你发火，你会为自己晚付账单而交些罚款，但事实上，几乎所有的等待都会被原谅。你要知道，犯下这些小错误，远比为了满足每一个人而使自己变得越来越愤愤不平、总是在后悔要好得多。

●审视已标记为“重要”的任务

当你完成了任务标注以后，你需要重新审视一下那些已经被标记为“重要”的任务。因为其中必然有一些只不过是“显得很重要”而已；同时，你也要再次审视一下那些被标记为“不重要”的任务，因为其中有一些真正重要的任务很可能因为你的疏忽而被视为“不重要”。

在你发现自己标注错误时，不要害怕修改——不管是任务排序还是其他工作，都不需要畏惧修改，在很多时候，唯有经过了修改，工作才能够做得更出色。

依据上述原则，将重要的项目、任务划分出来，再依据细分原则，将重要任务中的次要、简单、重复性事项分解出来，安排其他人执行，自己便可以实现更合理的事项排序。

3.急诊分类术，实现事件的精确快速判断

面对一大堆突如其来、紧急且重要的工作时，你要怎样处理？有些人会从新项目做起，有些人会从自己感兴趣的项目做起，还有些人会先做上司认为重要的工作。每一个人都会用自己的判断标准来安排工作的先后顺序。但是，究竟哪一种方式最有效率呢？

在行动管理方法中，有一个非常重要的步骤被称为“设置优先级”，这一“设置优先级”其实也可以运用在时间管理中。

●立足“是否产生恶果”，明确优先级的内容

假设今日我们要完成十项不同的任务，但在通常情况下，某一时间段我们只能执行一个任务，同时更要保证高产出，此时，就需要我们对十项任务按照一定的先后原则进行具体的排序。先执行的任务就是所谓的优先。

若其中有几项任务都需要优先执行，另几个都可以稍微等一下，还有一些可以拖后等的话，便可以划分为优先级。

在任务的排序中，凡是着急的事情，才需要安排到第一位去执行，比如说：

领导突然给你安排了一件任务，要求你在某一时间段必须完成；

亲人突然罹患急病，需要你赶紧送往医院；

客户打电话通知你发一封传真，否则，你们之间的合作就不再续约；

……

这样的事情都是着急的，而时间管理中往往会将此类事情称为“紧急任务”。判断某一任务是否是紧急任务的标准是：若不执行该任务，对自己而言是否会产生恶果。如果不立刻执行会产后严重恶果且后果需要自己来承担的，就是紧急任务——此时，“立刻执行”就是“最高优先级”。

●依据“是否值得”，来进行紧急任务的筛选

假设“是否紧急”是确定优先级的唯一标准的话，那么就会出现这样的定论：越是紧急的任务就越要优先完成。

但从事各类服务行业，或者具有服务职能的行业的实际工作中，往往有大量的紧急任务，他们每天执行的都是紧急任务。

由于紧急任务的判断标准是“是否会产生恶果”，所以，在压力之下，个人持续执行紧急任务会产生强烈的焦虑感：过高的压力会导致你一直处于救火状态，在持续的高度紧张中，精神很容易陷入崩溃边缘。

由此来看，若只有“是否紧急”这一指标来判断优先级的话，我们便会疲于处理各类危机，也很难获得更好的发展——这也恰恰是80%的职场人士所陷入的可怕现状。而高效能人士的时间管理最重要的一点，就是要让自己的工作避免陷入这种恶性循环中。

为了远离这种恶性循环，你就必须考虑增加下一个关键指标。此时，我们需多为自己设置一个准则。假设：

投入同样的时间与精力，完成一件事情，可以获得100万元的现金收入；

投入同样的时间和精力，完成另外某一件事情，可以获得100元的现金收入。

面对两个选项，你会选择先完成哪一件事情？在不出意外的情况下，你自然会选择第一件事，原因很简单：投入与产出的比重较大。这就引出了我们在“是否产生严重恶果”的前提下，需要去参考的另一项排序标准：“事情是否值得”。

如果我们认为一件事情非常值得，那么，自然会将它安排在其他“并不值得”的任务前去优先完成，所以，“值得”任务就会成为我们的第二个指标。

不过，“是否值得”与“是否紧急”这一指标有所不同，紧急与否可以直接通过客观的结果来判断，而“是否值得”则需要个人主观的认知来判断。这种判断标准的背后，其实是一个人对自我价值的理解与认识，也是我们日常所说的价值观。

●尝试“急诊分类术”

发生大规模的灾害时，大量急救患者会大量涌入医院，由于医生、护士、医药品与医疗机器等资源有限，因此无法同时治疗所有的病患，为了尽力拯救宝贵性命，医生就必须有效分配医疗资源，同时更要决定要先救谁、什么样的病患可以之后再救治——不救所产生的最大恶果并不会直接落在自己身上，但对于医生而言，却是考量个人能力的重要标准。这与高效能人士所承担的管理责任相当，因此，医生们的“检伤分类”诊治排序法非常值得高效能人士学习。

◆立足四种分类：优先、非紧急、简单、无法处理

检伤分类制度会在短时间内将伤患分为四类，并由护士为病患贴上不同颜色的标签，表示急救的先后顺序，完成检伤分类步骤。

①优先急救病患 红色标签

此类病患往往生命垂危，但还有救治的可能，因此必须马上接受治疗，这是最需要投入大量医疗资源的族群。

②非紧急急救病患 黄色标签

此类病患通常没有立即的生命危险，是第二优先急救对象，其紧急程度虽然不如红色急迫，却应尽量接受治疗；

③轻度治疗病患 绿色标签

此类病患是无须立刻治疗或运送的病患，可以稍后再处理。

④不治疗病患 黑色标签

此类病患包括了死亡病患、无法救治病患，同时也包括不再治疗病患，他们或已过世，或是性命极度垂危，但现有的医疗资源与设备根本无法救治，若投入所有资源进行治疗，反而有可能会危及其他患者的生命——在这种情况下，只好放弃救治此类病患。

◆把“简单、非紧急”的工作分派出去

在确定好伤员分类以后，依据过往的经验，本身的资源、团队成员的能力以及具体的剩余时间等因素，都会对判断结果造成影响。

想要在短时间内判断出必须紧急应对的红色事项，或许具有一定的难度。在这种情况下，不如从众多的任务中选出绿色的标签，也就是选出任何人都可以处理、在短时间内可以做完的任务分派出去，使要处理的任务简化。

“检伤分类”是找出当下应该做的事情，从众多任务中订立优先顺序的有效方法：当你手头的资源、人力都有限时，有效地分配，以求使有限资源利用最大化，这才是“做决定、排顺序”的基本原则。

值得注意的是，优先级的排序并不是一件简单的事情，事实上，它非常值得琢磨，比如说，所谓的“恶果”对不同人而言，承受能力不同，恶果的层级也就不同。这就需要我们接下来再依据其他的原则，以保证自己真正找到每一天的优先任务。

4.沿用不同主轴，检视手头工作任务

高效能人士每天都要面对诸多繁杂工作，面对庞大的“任务山”，如何更好地将这些工作排出优先顺序来？最好的办法莫过于迅速地浏览所有的工作，然后找出最高的山头。所谓的“最高山头”即最紧急、最重要、最耗费精力的棘手工作，也就是我们之前提到的“红色”等级的工作。

这一过程，其实就是在正式开始处理工作以前，先在脑海中模拟处理各项工作的过程。此时的重点在于，从几个不同的主轴开始，重复且迅速地检视自己的“任务山”。

●先使用同一主轴，对每一项任务展开判断

在模拟时最重要的一项就是，先站在同一主轴上，将今天要做的事情从头到尾思考一遍。假如你暂时将主轴分为“时间”，那么，你就需要从时间这一主轴上来判断每一项任务需要花费多少时间。比如，这项任务只需要五分钟，那项工作需要花费一小时，等等。

如果是以“人力”为主轴，就要考虑这一事件需要涉及的具体人员，比如：

广告部主管在考虑一项为新产品设计广告的工作时，若想组建起一个更好协作的团队来完成这项工作，就势必要先了解它的优点与卖点，此时，他不仅要参考技术人员的看法，同时还要了解该产品外观设计人员、销售人员的看法；与此同时，他还需要考虑，到底自己的团队需要咨询这些人员到什么样的程度，才能够做出一条足够吸引目标顾客的广告。

此外，以“收集资料”为主轴也是一个判断方法：想要做好该项工作，手头的资讯是否充足？是否需要到图书馆查阅资料，或者上专业的网站搜索相关资料，抑或是要从其他人员那里获取相应的资料？

在职场工作中，工作具体花费的“成本”也是一个重要的主轴。如此一来，便可找出优先顺序，帮助你轻松地规划后续的工作行程。

●注意：“人力”主轴需要你格外考虑两种情况

此外，由于你对自己的能力所及之范围非常了解，因此，你很可能在接手某一项工作时，已经了解到自己是否需要其他人的协助。如果一项工作一定要其他同事的协助才能够完成的话，你需要分为两种情况：

◆当你没有可以咨询的对象时，立即停止这项工作，直到你找到可以帮助你的人再开始它；

◆当你能够咨询的对象暂时非常忙碌、需要你预约时间时，暂时搁置它，直到同事腾出时间来再开始它。

因此，能不能判断自己“是否需要其他同事的帮助”，也是影响工作进度的一大主因。

●以主轴审视，不是精算任务要“花多少时间”，而是“完成难度有多高”

很多人会错误地以为，审视一天的工作是为了判断它们各自需要花费多少时间，但事实上，这并不能算是高效的做法。

迅速从几个不同主轴进行工作任务的检视，往往花不了几分钟，因此，你根本不需要将每一项任务精准到“完成该任务需要花费32分钟或者65分钟”这种程度，只需要将重点放在“棘手程度”即可。

在计算“棘手程度”时，你需要思考：

◎自己处理该任务需要花费多少时间。

◎是否需要他人协助。

◎如果需要他人协助，需请多少人帮忙。

仅拿高效的业务主管来说，在规划今日工作行程时，他们都会事先看一下行事历，并在脑海中开始思考：“这个客户非常难缠，今天需要多花一点时间向他解释产品的具体用法了。”

“这是位常露面的客户，只需要打声招呼就OK！”

“这位是同事没有谈成的新客户，我得事先找同事了解一下之前的状况，看看问题出在了哪里。”

“今天的第四个安排是向客户做简报，我必须先找主管确认所有的企划内容，准备充分以后再到现场去。”

可以看到的是，他们在这一过程中已经开始分配每一个行程的时间，并确认了是否需要同事与主管的支持，要如何去面对客户，是否要保留如吃饭、安抚愤怒的客户等意外发生的时间等。如此下来，一整天的行程自然得以构思。

事前审视“棘手程度”有什么好处？其实，它所带来的最大好处在于，先审视后，便会在心理上有所准备，而事先做好了准备与毫无准备便上战场的人相比，他们在正式的场合中所透露出来的工作表现截然不同：面对棘手工作，事先准备过的人会越来越兴奋，并在顺利克服难题后，在心底涌现出成就感与安心感，从而使工作显得更加精彩丰富。

●依据“四主轴法”帮工作打分，得分高者先完成

待身心俱疲时，往往很难提起精神再处理重要的工作；就算勉强自己去做，也往往因为太累而无法获得满意结果。因此，在正式开始处理工作以前，一定要先找出最困难的工作将它完成。

一般来说，我们总是很容易找出那些需要花费更多心力才能完成的工作，不过，当你认为“这些都算是重要工作”时，该如何更好地安排工作顺序？

遇到这种情况时，可以使用综合多个不同主轴检视手头工作的“四主轴评分法”来考量。

四主轴评分法

“四主轴评分法”即以“人、物、成本、时间”的标准来为工作评分，最后再计算四大项目的总分，分数最高的工作就是今日最重要的工作，应优先处理。

具体方法：

◎人：该工作是否需要他人协助来完成？

◎物：该工作是否资料齐全？该工作是否需要新的机器与装置？

◎成本：该工作是否需要花费额外资金？该工作是否需要编列预算？该工作是否需要购入相关物品？

◎时间：该工作最快接受截止日期？

评分标准：

答“需要”计2分；

答“皆可”计1分；

答“不需要”计0分。

注意：

操作时无须要求自己在打分时过分严谨，只需按感觉迅速评分即可。

只要通过“四主轴评分法”来评估工作，便可以实现客观地看待自己的工作，进而决定事件的优先顺序。

●提醒：高难度、大规模的工作，要一口气做完！

使用“四主轴评分法”评分时，需要依据各个任务的重要性加权：

◆在绝对需要遵守截止日期的行业中，时间项目的比重可以多一些；

◆在严格要求控制成本的公司里，需要加重成本项目的比重。

每一个人所处的职业环境不同，因此需要按自己的具体需求来调整，最重要的就是要抛开个人对工作的好恶，利用评分法来找出那些高难度、大规模的工作任务。

一旦找到了这种项目，就要趁着早上精神十足的时候一口气将它们做完。千万不要为了转换心情而穿插一些简单的小工作，要知道，你越是穿插简单小工作，便越会感觉眼前的任务非常困难，从而使接下来应对重要工作的热情与信心都大受影响。

此外，工作中随时有可能遇到意外状况或是预期以外的工作安排，也恰恰因为如此，不管发生什么事情，都需要“趁着脑力、体力都十足时”将高难度工作完成。做完以后，你的心情便会放松不少，如此一来，接下来完成其他的工作便不在话下了。

5.突发工作？依据“两分钟”原则来面对

生活本身就是一场意外，也恰恰是因为“意外”，所以才有层出不穷的突发事件。突发事件的发生并非偶然，而是一种必然，这种必然只有一个原因：人是群居性的动物，生活在社会中，本身就决定了你的时间有一部分是要由他人来决定的。

举个例子来说：

你已经打算好在周一开完部门会议后将采购计划进行审批，但是在周六晚上，你的老板打电话告诉你：“你下周一必须去北京走一趟，我们的国外客户来中国了，需要你去见一下面，同时谈妥未来一年的合作计划。”

这种时候，你要怎么办？

难道你要告诉领导说：“对不起，我已经打算好在周一审批我们部门的采购计划了，你应该在我上周制订计划时就通知我！”

如果你真的这样说了，难保你不会被炒鱿鱼。

突如其来的事件将原定计划打乱，我们需要区别情况来对待：有些事情是出现在当下、可以在短时间内就处理好的；有些事情是“预约式”的，它们打乱的是你未来的计划。在这种情况下，区别对待是最好的做法。

●出现在当下的突发事件，立足基本的“两分钟原则”

为什么我们要用“两分钟原则”来处理突发事件？这源于“两分钟”的特别：两分钟基本上是一道时间分界线，即从这两分钟开始，你对某些情况进行归档、保存所花费的时间，远远地超出了当你第一次发现这一问题时就动手解决所需要的时间。换句话来说，这是一条提升效率的捷径。

因此，若你估计临时的突发事件可以在两分钟以内完成的话，你应该立即去完成它。

可以在两分钟内完成的突发事件

◎打个回访电话

◎给下属分配一项紧急任务

◎上厕所

◎纠正秘书的一个小错误

……

值得高效能人士需要注意的一个问题是，如果一件突发事件是由你的上级交代下来的且是需要他人完成的，那么，就需要你在第一时间安排出去。这与其他依据“两分钟原则”处理事情不同的地方在于，你需要花费一点时间，将这件事情写入你的“等待清单”中。

●注意保存当前的工作进度

如果经过评估以后，临时的突发事件的确是一件需要你本人去优先处理的事情，那么，你需要做好以下几个工作，以保证自己不会丢失当前手头工作的进度与思路。

◆明确当前工作进度：你手头的工作做到了哪个程度？比如，你正在看一封由重要客户寄来的抱怨信件。

◆你对手头的工作有什么样的想法？你认为客户之所以不满，是因为他们购买的产品得不到完善的售后服务。

◆你准备将手头的工作如何处理？你是否要亲自打个电话，向客户解释或者道歉？抑或是将这件事情转交给客服部门？

◆有条件的话就录音：将大脑中有关手头工作的想法全部说出来。

◆下一步的行动，比如，你准备先保存一下当下已经写好的部分致歉信。

保存完当前的工作进度以后，你便可开始着手处理临时突发事件了。

●影响原有工作排序的突发事件，依据“要事第一”原则

是否能够将突发事件处理好，首先要看我们的评估能力。处理此类问题时，你首先要明确一个问题：“重要的事情是相对于谁来说的？”重要的事情应该是立足于自己的角度来讲的，因此，你需要去判断这件突发事情重要，还是自己的计划任务更重要。

对于高效能人士而言，最忌讳的就是依据他人（包括你的上司）的要求来确定事件的优先级别。在时间管理中，“优先级别”“四象限法则”“要事第一”原则等，都需要自己来当裁判。

他人并不会知道你今天的计划有什么，他们只是单纯地将自己想要做的事情告诉你。虽然对方的身份有可能很特殊（上司、亲人、亲密的朋友），但这些都不是你划分优先级别的依据，而只是影响你划分优先级别的一个因素而已。

比如说，依据你自己的任务排序，你需要在晚上7点钟开始写作部门新产品的推广策划书，这对你这个部门主管而言是一件“重要但不紧急”的事情，因此，你特意选择了在晚上吃完晚饭、没有人打扰的时间来整理思路、列出提纲。

这本身是一个极佳的计划：它未打扰你的正式工作时间，未影响你与家人共进晚餐的时间，并且，你选择了一个适合思考、自我独处的时间来进行这项重要的工作。

遗憾的是，你的老板要求你晚上陪一个客户吃饭。此时，你要如何处理？

面对这种情况，你就需要做出如下考虑：

◆这是一个真正重要的客户吗？

◆是否必须自己出面不可？

◆是否还有比自己更适合的人选？

◆推广策划书的到期日是哪一天？

◆这份策划书是否具有非常重要的意义？

◆如果换一天写这份策划书，是否会影响到进度？

◆与家人共进晚餐是否非常重要？

虽然你很可能只有1分钟甚至更少的考虑时间，但你必须学会根据上面的问题做出决定：改变（或者不改变）原定计划。

●若不改变计划，需要委婉而坚定地拒绝

如果你的决定是改变计划，那么，你必须让对方知道，为了这件突发事件，你做出了怎样的牺牲，最起码，不能让对方认为，你的时间是可以被随意变动的。

在这以后，你应该立即投入这件突发事件的处理中，并立即向委托者询问：

◆这件突发事件的目的是什么；

◆对方希望你怎样做。

但是，如果你的决定是不改变计划，那么，你当然不能直接告诉他：“我要写一份策划书，更要陪家人吃饭，所以我不能去陪客户吃饭。”特别是对方是你的上司时，这样的回答更会留下后患。

此时，你就要学习一些拒绝的艺术了：撒一个善意的谎言，以“我非常想去，但是……”的句式将它说出来，比如，“我非常想去，而且我也知道这位客户很重要，但今天是我母亲的生日，身为她的独子，您看……”在下班时间以家庭当挡箭牌，一般都会比较奏效，一个聪明的老板绝不会再坚持。

但有一点要注意，在拒绝时一定要委婉且坚决，千万不要说：“我想应该可以吧，我先给家里打个电话问问。”对方看你并没有坚决地拒绝，便会在心底认为你并没有特别重要的事情，待你再回话说“不能去”时，对方便会认为，你所有的理由都是借口。

●争取下一次机会

若你真的拒绝了一次非常重要的邀请，那么，你一定要争取下一次机会。更恰当的做法是：

◆在第二天询问前一天晚上的情况，并一定表达出自己的关心与惋惜，同时要提及，这一次的拒绝完全是因为日程冲突，如此一来，下一次对方依然会考虑让你来应对这位客户。

◆在一周内打电话告诉对方，若下次有这样的机会，自己一定不会错过。

除了上述两种情况以外，也有些突发事件是不需要优先处理、也无法用“两分钟法则”来处理且需要你亲自去处理的事情——面对此类事情，就将它当成一件正式的事务，放入自己的任务表中即可。

6.空当时间活用法：让时间被更好地运用

小额投资足以致富是一个浅显易懂的道理，然而，很少有人注意，零碎时间的掌握也足以使人变得更加高效。在一个愈加忙碌的现代社会里，越是工作出色的人，其时间也往往被分割得越厉害，无形中，时间也会相对流失得更迅速，诸如不同工作任务间隔的几分钟，与人会面前后，会议提前结束、延后开始的几分钟……这些情况下就必然会产生空当。而空当中的“等”本身就是一种焦虑源，为了舒缓这种紧张，通常我们会被暗示或建议要放松，这就是大部分公共场所总有电视的原因。

为了消磨时间而去看不喜欢也不必要看的电视节目，自然无益于效能提升。其实反思来看，将一年中的这些空当时间积累起来，往往会长达几十甚至是几百小时——这对于时间短缺的高效能人士而言，无疑是宝贵的时间资源。

空当时间要如何善用？首先，你需要明确的是，空当时间又可以分为两种：

●固定空当时间

A在每天早起以后到准备出门之间会有30分钟的空当，而且，只要他能够保证自己六点钟起床，就一定能空出这段时间来。

B每天从家中往返工作地点的上下班时间也是固定空当，毕竟，等车与搭车时间不会有太大的改变。

面对这种固定空当时间，将一些短时间内就可以完成的常态任务固定在这些常态空当里面做，便可以避免零碎小事干扰正式工作时的效率与节奏。

●意外空当时间

有时候，要等的人迟到了；有时候，会议提前半小时结束了，这些都是临时的小惊喜——换个角度来想，你是不是多出了一些自己的小时间？它们都是我们可以好好利用的宝贵时间。不过，因为这些时间太意外，因此无法事先安排常态任务，于是，有时候我们就能够将一些被划入“紧急”范畴的琐事预留在这些空当里做。没错！你看到的就是“紧急”琐事，因为这些意外空当其实每天都有可能会发生。

将那些不需要在正式工作时间做，或者会影响到重要工作进度的事情，留到每天的零碎时间里面做，因为你一定会有零碎时间，“常态琐事”就留在固定空当里，每天重复做，而“紧急琐事”就留在意外空当抓紧时间进行处理。

如今智能行动装置都已经成为随身设备，你可以用智能手机、平板等设备在短时间内处理完这些任务。

这样一来，你在一天中就有更多的时间可以运用，不过前提是，你必须学会将一些事情从正式的工作上移出，留在零碎时间再做。

◆撰写草稿大纲

某公司的经理正职工作非常忙碌，但他却常常有时间将自己的经验写到博客上去供人参考，而这里的关键就在于，他在平日里会将“写一篇博客文章”这件事情再次切割成好几个小任务，而其中有两个任务就是“拟定大纲”“撰写草稿”。

他会在每天下班搭车的路上做这两件事情，虽然很可能只有10～30分钟的时间，但这已经足够他去构思文章的结构——如此一来，当他回到家中坐在电脑前的时候，就可以直接开始正式写文章，而不需要再去浪费什么正式时间去想要写什么了。

同理，你也可以按这位经理的方式，将自己拟定报告草稿、做下一项工作的任务分解等工作放在空当时间来做。

对于高效能人士而言，每日关注本行业内的新闻是一件事关个人职业发展的重要事情，通过浏览新闻，他们可以获取相关的行业资讯，从而在决策时做出更切合实际的决定。但是，如果你在坐到办公桌前的第一件事情就是上网浏览新闻、看最新情报的话，那么，你一定会在不知不觉间耗费掉开头一小时的工作时间，因为新闻永远看不完，而且，发达的网络会让我们透过站点与站点的链接陷入知识的探索中。

这件事情并非不好，只是你很可能将它放在不对的时间做。因此，你最好要求自己只在零碎时间看新闻，因为“收集情报”对你而言是重要的每日例行任务，但这是为了可能的工作做准备，却并非目前重要的工作进度本身，所以不能在正式工作时间做，而是要利用早起出门前、等车时段来做。

另外，现在有智能手机，更有各式各样的新闻阅读软件，要在空当时间看到自己所关注的重点新闻并不是难事，甚至处理起来会更加有效率，而且，在零碎时间看新闻还可以自然而然地限制看新闻的时间，因为等地铁或公交车来的十几分钟一到，你便不能看新闻了，所以，你自然会更加懂得抓住新闻重点来看。

◆处理电子邮件

另一个应该避免在正式工作时间做的事情就是打开你的电子邮件信箱，除非你的工作就是看信，否则，你肯定有更重要的每日进度要完成，你应该先去做那些重要紧急的每日专案。

在工作的空当之间——你一定每天都会有固定的工作空当——它可能是工作1小时后的休息时间，也可能是中午吃完饭的午休时间，此时再花费5分钟去打开信箱、处理邮件。

其实，探究因邮件而至的任务，我们会发现，它的含义其实是“要加一些额外的任务给你”，但我们正式的、重要的工作都还没有完成，就要两头忙去处理额外的任务，那自然是不切实际且干扰效率的。另外，会用电子邮件寄给你的额外任务往往也不是当下就非要完成不可的紧急任务，因此，利用零碎时间来处理邮件才是最好的工作流程安排。

◆回复朋友通讯

和电子邮件一样——通过即时通讯软件或短信传来的信息，往往不是重要的信息，因此，同样的道理，你完全没有必要在工作时间，或者为自己设定的工作时间去处理朋友之间的聊天通讯。等到有零碎时间，尤其是意外的空当时，如会议稍微延后的5分钟、因今天工作提前完成而剩余的10分钟，再打开即时通讯软件，去看看朋友传送给你的讯息就好。

◆安排日历行程

按大脑的思维过程来说，一坐到办公桌前就立刻知道要做什么，并且立即开始工作，是效率最高的，所以，如果有零碎时间的话，不如给自己安排一下日历行程：打开手机上的行事历，重新安排一下工作应该不是什么难事。而且就像我们之前所说的，每天一定会有零碎时间，所以，一定有时间可以供你安排行事历，因此，你不需要担心没有时间做这件事情，更不需要在正式工作时间去做。

◆检视待办清单

在正式工作时间安排待办清单是一种极其浪费时间的举动，待办清单并没有那么重要，而你之所以迫切地想要检查它，只是想为自己找到一个逃避工作的借口、手段而已：因为眼下不想做正式工作，烦恼正式工作，因此安排待办清单来为自己缓解压力。

将安排待办清单这件事情留到空当时间来做，如完成一项工作后的空当，就是最好时机，此时，你可以拿出待办清单为自己做一个简单的顺序微调。

◆思考一些自己的事情

空当时间不一定要留给工作，你也可以留给自己：如果生活上、人际上有什么烦恼的事情，你也可以练习着在正式工作时间先将它们“暂时移开”，通过记在笔记里的方式从脑中移出、在心里暂时遗忘。然后，等到零碎的空当时间，再拿出笔记，重新思考自己的事情，将想法、感觉写下来。

上述事情几乎都是工作与生活中非做不可的事情，若将它们塞入空当时间，生活的整体效率将会大大提升。当然，你也需要记住：利用空当时间法，最重要的观念即是：不要让时间来支配你，而应该是你去支配时间。若可以建立这种正确的想法，并身体力行，你便必然可以将时间做出有效的计划分配，完成一些更有意义的工作。