电子发票如何报销?
根据《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准(试行版)的通知》、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)等相关文件要求:
关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知
《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准(试行版)的通知》
也就是说,企业收到电子发票,可以直接通过专业的报销系统(比如宜盟费控等),直接在线完成无纸化报销。
或者采用打印报销的方式,将电子发票打印出来,和以前纸质发票报销模式一样,填写报销单,粘贴发票走传统纸质发票的报销审批流程。
而综合目前企业信息化的普及率以及费控产品的功能布局,绝大部多数的企业还是会选择打印报销的模式。
那么,电子发票打印报销如何保证财务流程的合规性和便利性呢?
1、电子发票的打印规范
电子发票打印该打印成A4还是A5大小,垂直打印还是横向打印,顶部对齐打印还是居中打印?
如果不统一打印格式,那可能财务收到的电子发票打印件将是千奇百怪,这样不仅浪费纸张,而且还会导致财务在制作和整理会计凭证时增加不必要的麻烦。
当然,也可以使用电子报销单,员工直接在线填写报销单,并上传电子发票原件,自动关联打印报销单和发票,上传的电子发票可以自动防止重复报销、自动查验真伪以及存档原件,而且打印的格式规范统一。
2、电子发票的查重和验真问题
电子发票采取打印报销的方式进行报销的话,想要合规,财务必然会遇到两个难题就是防止重复打印报销,以及电子发票的真伪查验问题。
传统解决方式就是通过手工制作Excel表格登记报销的发票信息,来实现查重,然后使用国税的查验平台进行真伪查验,能解决问题,但又不能解决问题,因为这样的效率实在是太低。
海量发票快速录入,提升管理效率
除了上面说的电子报销单,直接线上填单,财务审核时直接扫描报销二维码快速审核外。还可以使用专门的发票小工具来完成。
同时支持手机端快速扫描录入、OCR、电脑端扫码器批量录入等发票录入方式,同时集成专业可靠的电子发票真伪查验功能,可以帮助企业实现发票批量处理、发票明细实时提取和真伪查验,避免手动输入,大大提升发票录入的准确率和效率,赋能企业提高发票管理数字化水平,同时更加权威、可靠、准确,全方位助力企业实时监控违规发票,规避发票风险,保障企业合规。
2、电子发票原件的存档
根据文件要求,电子发票报销需要存档原件。
目前电子发票原件主要分为三种格式,PDF、XML、OFD格式,每一张发票的原件格式都是唯一的,需要员工在报销前准确获取电子发票原件,获取之后除了打印,还需要将原件提交财务,由财务按照要求建档保存。
通过发票小工具。员工可以通过自己的端口上传电子发票原件,自动识别,并查重通过后,暂存发票池,由财务在确认报销单及后附的打印发票件无误并确认发票真伪后,可以一键批量审批员工报销的发票原件,系统自动建立发票台账并完成原件的存档,从而实现电子发票的合规性。
其他合规性检测
除了以上几点外,还有一些必要的合规性检测项目,也是需要财务在管理电子发票时需要注意的,比如:连号预警、超期报销、跨年报销等问题。
发票小工具都可以在查重验真时同步进行检查并预警提醒。
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